Stressfrei trotz Dauererreichbarkeit – was Unternehmen und Mitarbeiter beachten sollen

Dauerreichbarkeit macht krank – das ist die landläufige Meinung. Deshalb schalten Firmen ihre Emailserver abends ab oder löschen eingehende Emails in Urlaubszeiten. Kann man mit dem Gießkannenprinzip das Problem wirklich beheben? Schließlich berichten immer mehr Personaler, dass Mitarbeiter bei von oben angeordnetem Email – Entzug einfach ihre privaten Mail Accounts nutzen. Ein gewisser Widerspruch ist unverkennbar: als mündiger Mitarbeiter soll  man  im Job Verantwortung und Eigeninitiative an den Tag legen  und dann wird vorgeschrieben, bis um wieviel Uhr man seine Mails lesen darf. Der Gedanke an die Kindersicherung im Auto drängt sich nahezu auf…..

Das Problem mit der  Dauerreichbarkeit  ist die Komplexität und Vielschichtigkeit des Themas. Dauerreichbarkeit ist auch nicht grundsätzlich negativ. Im Gegenteil, die heutigen Möglichkeit der Erreichbarkeit schaffen auch Freiräume und Flexibilität  sowie die Möglichkeit, Berufliches und Privates besser zu verbinden. Für manch einen ist es auch entlastender, im Urlaub ab und zu die Mails zu checken, als am ersten Tag nach dem Urlaub vor einem überquellenden Posteingangsfach zu sitzen. Mögliche negative Auswirkungen sind aber auch unbestritten vorhanden. Die Zahl der Burnoutfälle steigt rapide an (1) und die Hirnforschung beweist aufs neue immer wieder, wie wichtig Zeiten der Ruhe und des Leerlaufes sind zur  Regeneration und zum Erhalt physischer und psychischer Gesundheit. Deshalb ist es auch begrüßenswert, dass sich immer mehr Unternehmen des Themas und ihrer damit verbunden Fürsorgepflicht als Arbeitgeber annehmen. Aber negative Auswirkungen der Dauererreichbarkeit können nur vermieden werden, wenn man die eigentlichen Ursachen aufdeckt und dazu Lösungen entwickelt.

Stress durch Dauerreichbarkeit hat verschiedene Ursachen. Einmal sind da unsere individuellen Verhaltensmuster. Smartphones, Email, Facebook, Twitter u.a. dominieren den Tagesablauf. Echte Auszeiten, in denen man nicht erreichbar ist und keine Nachrichten abruft, kennt man kaum noch. Im Beruf wird neben Stress die ständige Erreichbarkeit zunehmend zum Statussymbol für Wichtigkeit und Unabkömmlichkeit. Unternehmen haben naturgemäß nur begrenzte Einflussmöglichkeiten auf persönliche Verhaltensmuster. Sie können mit Aufklärung zur Prävention beitragen oder in schwierigeren Fällen Coaching anbieten. Aber ihre Aufgabe als Arbeitgeber ist es, die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass die Dauererreichbarkeit nicht zur Belastung wird. Dazu reicht es nicht aus, die Emailverbindungen zeitweise zu kappen. Jedes Unternehmen muss prüfen, ob und wann Mitarbeiter außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar sein müssen und dann dafür eindeutige Richtlinien aufstellen. Stress entsteht dann, wenn es keine klaren Regeln gibt und Mitarbeiter oft nur das Gefühl haben, erreichbar sein zu müssen. Natürlich sind Unternehmen im Zeitalter der Globalisierung auf die Verfügbarkeit von Mitarbeitern auch außerhalb fester Kernarbeitszeiten angewiesen – man denke nur Kooperationen mit Asien oder Amerika und die damit verbundene Zeitverschiebung. Aber auch Feuerwehrleute oder Notärzte können jahrzehntelang Bereitschaftsdienste machen ohne krank zu werden, weil es für sie transparente Vorgaben und feste Auszeiten gibt.

Oft verstecken sich hinter dem Thema ‚Dauerreichbarkeit‘ auch noch andere Probleme. Da ist zunächst einmal eine allgemeine Überlastung. Immer mehr und neue Aufgaben führen dazu, dass man den Feierabend benötigt, um sein Arbeitspensum überhaupt zu schaffen. Und schließlich ist der Büroalltag in vielen Unternehmen durch ständige Störungen, Rückfragen und Unterbrechungen durch Telefonate, Emails usw. geprägt, die konzentriertes Arbeiten fast unmöglich machen. Diese Form der ‚Dauererreichbarkeit‘ am Arbeitsplatz kann zu erheblichen Leistungsrückgängen führen und ist eine der Hauptursache für Stress im Beruf. Wissenschaftler am Londoner King’s College haben eindrücklich nachgewiesen, dass die Arbeitsleistung durch Unterbrechungen erheblich stärker sinkt als durch den Konsum von Marihuana (2). Und auch die Wissenschaftlerin Gloria Mark hat empirisch erhoben, dass es im Schnitt 24 Minuten dauert, bis man nach einer Unterbrechung wieder dort anfängt zu arbeiten, wo man aufgehört hat. Man kann nur ahnen, wieviel Arbeitsleistung und Produktivität tagtäglich in deutschen Unternehmen so verloren geht. Ständige Unterbrechungen verhindern aber auch, dass wir uns ganz in eine Aufgabe vertiefen und dabei Raum und Zeit vergessen. Gerade der so entstehende ‚Flow‘ ist es aber, der uns glücklich und zufrieden macht – der Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi (3) hat das eindrucksvoll beschrieben. Unternehmen, die diese Konzentration ermöglichen, indem sie ihre Abläufe überprüfen und verschwendungsfrei gestalten, erhöhen damit nicht nur ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit, sondern tragen gleichzeitig auch zum Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter bei.

Fazit: Negative Folgen der Dauererreichbarkeit lassen sich nicht durch technische Maßnahmen abstellen. Erfolgsversprechende Lösungen müssen bei den eigentlichen Problemursachen ansetzen.

Wenn Sie sich durch Dauerreichbarkeit belastet fühlen, erhalten Sie mit der folgenden Checkliste einen allerersten Anhaltspunkt über mögliche Ursachen:

A: persönliche Verhaltensmuster

B: Anforderungen des  Arbeitgebers an die Verfügbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeit

C: Organisation des Arbeitsumfeldes und der täglichen Abläufe im Beruf.

Checkliste Dauererreichbarkeit: Welche Punkte treffen bei Ihnen zu?

 

A

1. Prüfen Sie in der Freizeit regelmäßig  (fast stündlich oder  8 x täglich ihre Mails und Facebook, Twitter Accounts etc.??
2. Liegt ihr Smartphone nachts neben dem Bett?
3. Fühlen Sie sich unwohl, wenn Sie einmal ohne Smartphone unterwegs sind?
 

B

1. Werden Sie regelmäßig nach Feierabend oder im Urlaub aus beruflichem Anlass kontaktiert?
2. Sind Sie im Urlaub und nach der Arbeit immer für Ihre Firma erreichbar?
3. Grübeln Sie außerhalb der Arbeitszeit über berufliche Probleme nach?
 

 

C

1. Werden Sie am Arbeitsplatz regelmäßig unterbrochen/gestört?
2. Erledigen Sie manchmal Ihre Arbeit am Feierabend, weil es tagsüber zu hektisch war und Sie es nicht geschafft haben, alles zu erledigen?
3. Müssen Sie Ihre Arbeit oft unterbrechen, weil Ihnen Informationen fehlen, diese unvollständig oder nicht auf dem aktuellsten Stand sind?

 

Quellenverzeichnis:

Impulsworkshop ‚Dauererreichbarkeit‘ bei GE in Bergisch Gladbach

Im April fand bei GE in Bergisch Gladbach ein Impulsworkshop zum Thema ‚Dauererreichbarkeit‘ statt. Die Teilnehmerinnen des Business Networks diskutierten mehrer Stunden über Chancen und Risiken der ständigen Erreichbarkeit durch unsere heutigen Kommunikationsmedien. Die Diskussionen wurden untermauert durch neuste Erkenntnisse aus Wissenschaft und  Forschung über die Auswirkungen ständiger Erreichbarkeit und es gab konkrete Handlungsempfehlungen, für einen konstruktiven Umgang mit dem Thema. Der Tenor der Teilnehmer: ein sehr wichtiges Thema, dem mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Hier noch ein Gruppenphoto:

2017-04-26_Gruppenfoto2

 

Warum Auszeiten so wichtig sind – der Leerlaufmodus unseres Gehirns

Die heutigen Möglichkeiten  der ständigen Erreichbarkeit haben unbestritten eine Reihe von Vorteilen und sind aus unserem gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Leben nicht mehr wegzudenken. Problematisch wird es allerdings, wenn es uns nicht mehr gelingt, aus dem ‚Online‘ Modus offline zu gehen und echte Auszeiten und Ruhepausen vernachlässigt werden. Die Gehirnforschung hat in den letzten Jahrzehnten dazu sehr interessante Erkenntnisse gewonnen. Fast zufällig entdeckte man (Marcus E.Raichle, 1998) nämlich, dass einige Hirnregionen, gerade wenn wir uns konzentrieren und angestrengten Tätigkeiten nachgehen, komplett passiv bleiben. Sobald wir aber nichts tun, ziellos unsere Gedanken schweifen lassen oder schlafen, werden gerade diese Regionen äußerst aktiv.( Das erklärt übrigens auch, wieso große Erfindungen oder Geistesblitze oft in einem Moment des ‚Nichtstuns‘ entstanden sind). Getauft wurde diese Bereich des Gehirns als ‚Default oder Leerlauf Netzwerk‘ und man geht davon aus, dass hier fundamentale Aufgaben der Selbst – Regeneration sowie der Ordnung und Verarbeitung von Erlebtem stattfinden. Dieser Bereich scheint auch von der Natur sehr gut geschützt zu sein: hier entstehen so gut wie keine Schlaganfälle, was wiederum ein Zeichen für die Bedeutung und Wichtigkeit dieser Funktionen ist.  Und man hat festgestellt, dass es psychiatrischen Patienten Veränderungen in diesem Teil des Gehirns zu beobachten sind.

Wir sollten uns also immer darüber bewusst sein, wie wichtig ein gewisser Leerlauf für unsere Gesundheit und geistige Regeneration ist und sowohl im Arbeitsleben als auch privat für entsprechende Auszeiten sorgen. Wir betreiben sehr viel Aufwand für unsere körperliche Fitness, aber es zeigt sich auch immer deutlicher, dass es sich auch lohnt, an die Erhaltung der geistigen Gesundheit zu denken.

 

Ständige Erreichbarkeit: Fluch oder Segen?

Saheb Consulting führt eine Umfrage zum Thema ‚Dauererreichbarkeit‘ durch. Es geht dabei darum, wie groß die Belastung durch ständige Erreichbarkeit tatsächlich empfunden wird. Die Beantwortung der Frage nimmt nur einige Minuten Zeit in Anspruch. Wir freuen uns auf eine rege Teilnahme und danken Ihnen bereits im Vorfeld. Die Ergebnisse werden an dieser Stelle veröffentlich.

Hier der Link zur Umfrage   Umfrage Dauererreichbarkeit.

 

Unterbrechungen durch SMS, Email, Telefonate senken die Leistungsfähigkeit stärker als der Konsum von Marihuana

Forscher des Londoner King’s College haben eindrucksvoll nachgewiesen, wie stark die Leistungsfähigkeit durch permanente Unterbrechungen sinkt. Dazu wurden mehrere tausend Studienteilnehmer in zwei Gruppe eingeteilt. Alle Teilnehmer sollten eine mittelschwere Aufgabe lösen. Dabei wurden in einer Gruppe die Teilnehmer ständig unterbrochen, der anderen Gruppe wurde Cannabis verabreicht. Und das Arbeitsergebnis der mehrfach gestörten Teilnehmer lag deutlich unter der Kontrollgruppe, die Cannabis konsumiert hatte.

Es lohnt sich also auf jeden Fall, ruhige und konzentrierte Arbeitsumgebungen zu schaffen, in denen Mitarbeiter nicht ständig gestört und unterbrochen werden. Ein Benefit für die Mitarbeiter, aber sicherlich auch für jedes Unternehmen.http://edition.cnn.com/2005/WORLD/europe/04/22/text.iq/

 

Mögliche Ursachen für Stress durch Dauererreichbarkeit – der Schnelltest

Die Ursachen für Stress durch Dauererreicharkeit sind vielschichtig. Zum einen spielen persönliche Verhaltensmuster eine Rolle, oft schaffen wir selber es nicht mehr vom Online in den Offline Modus zu wechseln – sogar in unserer Freizeit dominieren Facebook, Twitter, Email u.a. unseren Tagesablauf. Dann gibt es aber auch Rahmenbedingungen in Arbeit und Beruf, die Stress verursachen und hier helfen persönliche Verhaltensstrategien oder Entspannungstechniken wenig. Aber auch im Beruf gibt es zwei unterschiedliche Störquellen: zum einen ist da die Anrufe und Emails, die in Urlaub und Freizeit eingehen und von denen eine Reaktion erwartet wird. Zum anderen wird die Dauererreichbarkeit während der regulären Arbeitszeiten zunehmend zu einem Problem, wenn aufgrund ständiger Störungen und Unterbrechungen kein konzentriertes Arbeiten mehr möglich wird.

Wenn Sie sich gestresst fühlen – testen Sie im folgenden Schnelltest, wo bei Ihnen die Belastungsschwerpunkte liegen, um darauf aufbauend Strategien und Lösungsansätze zu entwickeln.

Schnelltest Dauererreichbarkeit

Zum Umgang mit dem Thema ‚Dauererreichbarkeit‘

Über die negativen Auswirkungen, die die permanente  Erreichbarkeit haben kann (!), ist man sich weitgehend einig. Interessant ist es zu beobachten,  was zur Zeit in Unternehmen und anderen Organisationen dagegen unternommen wird. Da werden technische Maßnahmen eingeführt  wie die Abschaltung des Emailverkehrs zu bestimmten Tages- und Nachtzeiten. Auch werden Mails  während  Urlaubszeiten nicht weitergeleitet. Unabhängig von der Sinnhaftigkeit solcher Maßnahmen stellt sich die Frage, ob mit diesen Aktionen das Problem wirklich gelöst werden kann – dazu ist das Thema viel zu vielschichtig und komplex.  Vor der Einführung von Maßnahmen sollte im Unternehmen zunächst der tatsächliche Belastungsgrad mit den dahinterliegenden Ursachen analysiert werden. Erst dann können erfolgreiche Gegenmaßnahmen entwickelt werden, die sicherlich in jedem Unternehmen anders ausfallen können.

Der Blog zum Thema ‚Dauererreichbarkeit‘

Die negativen Folgen permanenter Erreichbarkeit sind unbestritten. Nie gab es so viele Fälle von Stress und Burnout wie in den letzten Jahren. Inzwischen sieht die Politik bereits  Handlungsbedarf und denkt über gesetzliche Maßnahmen nach.  Auch Unternehmen erkennen die Brisanz des Themas und werden zunehmend aktiv. Hier entsteht ein Blog zu dem Brennpunktthema mit Hintergrundinformationen, Beispielen und Erfahrungsberichten und – hoffentlich – lebhaften Diskussionen.